Savremeno poslovanje

Pisao sam već o problemima loše organizacije i o sastančenju kao lošem pokušaju da se ona prevaziđe. Nasuprot tome, odlika dobre organizacije su dobro pripremljeni i vođeni sastanci. U praksi mi se najbolje pokazao model dugodišnjeg IBM-ovog instruktora menadžmenta, gospodina Savka Dukanca. Gospodini Dukanac razlikuje nekoliko vrsta sastanaka: inicijalne, redovne, vanredne, periodične i završne kontrolne sastanke.

Za primer ću objasniti redovne pregledne sastanke. Ima ih dve vrste. Jedan je obavezni “jutarnji sastanak” tima sa svojim šefom, što je retka praksa u našim preduzećima. Glavni razlog ovog sastanka je kontrola dolaska osoblja na posao i kratak pregled dnevnih obaveza. Izgovori tipa “imam neke druge (poslovne) obaveze ujutru” neutrališu se pravilom iz “Načela firme”: Svako mora imati zamenu i napomenom da je svako dužan da planira svoje vreme tako da ne remeti opšti radni ritam. Trajanje ovih sastanaka je od 5 do 15 minuta.

Druga vrsta redovnih preglednih sastanaka ima frekvenciju jedan do dva puta nedeljno u trajanju oko 45 minuta. Ovi sastanci uvek imaju isti dnevni red i obično se planiraju na istom mestu i u isto vreme, da bi prešli u naviku. Dnevni red ovih sastanaka je:

1. Prijava statusa poslova – direktna prozivka članova tima da kažu šta jesu, a šta nisu, uradili u periodu između dva sastanka. Šef nikako ne sme da dozvoli da se u ovoj tački otvori diskusija zašto nešto nije urađeno – za to postoji posebna tačka.
2. Slika trendova – ovde šef ukratko pokazuje osoblju dokle se stiglo sa realizacijom plana, uključujući i upravo saopšteni status. Cilj ove tačke je da svi jasno osete kako rad svakog pojedinca utiče na efekte cele grupe.
3. Prijava problema – evo tačke za diskusiju zašto nešto nije urađeno. Ona je namerno pomerena, iz dva razloga: prvi je da se “ohladi” onaj koji se spremio da se pravda. Drugi je da se pokaže u “slici trendova” da je izgovor nevažan, ali da šteta nije. Traži se da se problem opiše, a potom se gleda ko bi mogao da reši taj problem i onda se toj osobi dodeljuje zadatak. Time se problem prebacuje na kompetentniju osobu – da je onaj koji je prijavo problem bio dovoljno kompetentan, problem ne bi ni stigao na sastanak. Zvuči neprijatno, ali od šefa zavisi da li će ovo umeti da iskoristi u vaspitne svrhe ili ne.
4. Praćenje rešavanja problema – u ovoj tački se proverava da li su rešeni problemi koji su prijavljeni na prethodnom sastanku.
5. Plan za naredni period – Ažuran plan zajedno sa zapisnikom dostavlja se posle sastanka. U ovom momentu on se usmeno precizira, kako bi se moglo neometano nastaviti sa poslom. Tu se ponovo rezimiraju pojedinačni zadaci.

Comments RSS