Feed on
Posts
Comments

Sastanci

Pisao sam već o problemima loše organizacije i o sastančenju kao lošem pokušaju da se ona prevaziđe. Nasuprot tome, odlika dobre organizacije su dobro pripremljeni i vođeni sastanci. U praksi mi se najbolje pokazao model dugodišnjeg IBM-ovog instruktora menadžmenta, gospodina Savka Dukanca. Gospodini Dukanac razlikuje nekoliko vrsta sastanaka: inicijalne, redovne, vanredne, periodične i završne kontrolne sastanke.

Za primer ću objasniti redovne pregledne sastanke. Ima ih dve vrste. Jedan je obavezni “jutarnji sastanak” tima sa svojim šefom, što je retka praksa u našim preduzećima. Glavni razlog ovog sastanka je kontrola dolaska osoblja na posao i kratak pregled dnevnih obaveza. Izgovori tipa “imam neke druge (poslovne) obaveze ujutru” neutrališu se pravilom iz “Načela firme”: Svako mora imati zamenu i napomenom da je svako dužan da planira svoje vreme tako da ne remeti opšti radni ritam. Trajanje ovih sastanaka je od 5 do 15 minuta.

Druga vrsta redovnih preglednih sastanaka ima frekvenciju jedan do dva puta nedeljno u trajanju oko 45 minuta. Ovi sastanci uvek imaju isti dnevni red i obično se planiraju na istom mestu i u isto vreme, da bi prešli u naviku. Dnevni red ovih sastanaka je:

  1. Prijava statusa poslova – direktna prozivka članova tima da kažu šta jesu, a šta nisu, uradili u periodu između dva sastanka. Šef nikako ne sme da dozvoli da se u ovoj tački otvori diskusija zašto nešto nije urađeno – za to postoji posebna tačka.
  2. Slika trendova – ovde šef ukratko pokazuje osoblju dokle se stiglo sa realizacijom plana, uključujući i upravo saopšteni status. Cilj ove tačke je da svi jasno osete kako rad svakog pojedinca utiče na efekte cele grupe.
  3. Prijava problema – evo tačke za diskusiju zašto nešto nije urađeno. Ona je namerno pomerena, iz dva razloga: prvi je da se “ohladi” onaj koji se spremio da se pravda. Drugi je da se pokaže u “slici trendova” da je izgovor nevažan, ali da šteta nije. Traži se da se problem opiše, a potom se gleda ko bi mogao da reši taj problem i onda se toj osobi dodeljuje zadatak. Time se problem prebacuje na kompetentniju osobu – da je onaj koji je prijavo problem bio dovoljno kompetentan, problem ne bi ni stigao na sastanak. Zvuči neprijatno, ali od šefa zavisi da li će ovo umeti da iskoristi u vaspitne svrhe ili ne.
  4. Praćenje rešavanja problema – u ovoj tački se proverava da li su rešeni problemi koji su prijavljeni na prethodnom sastanku.
  5. Plan za naredni period – Ažuran plan zajedno sa zapisnikom dostavlja se posle sastanka. U ovom momentu on se usmeno precizira, kako bi se moglo neometano nastaviti sa poslom. Tu se ponovo rezimiraju pojedinačni zadaci.

4 Responses to “Sastanci”

  1. on 14 Jan 2007 at 21:28 daliborn

    Imam loša iskustva sa sastančenjem iz jedne organizacije za koju sam radio, kada je organizacija prolazila kroz loš period postojala je praksa da se na sastancima prebacuje odgovornost na druge i isprazne priče. Da smo radili po jednom ovakvom planu daleko bolje bi prošli. Plan mi se pravo sviđa, mislim da je praktičan i primjenjiv u praksi.

  2. on 16 Jan 2007 at 11:20 rodoljub

    Ovaj model je upravo i proistekao iz prakse. Navedeni autor se dugo godina bavio ovom problematikom u IBM. Model sam i preporučio jer mi se najbolje pokazao u praksi.
    Ako se striktno primenjuje, pre svega od strane rukovodioca, daje odlične rezultate. U suprotnom ako rukovodilac u njega ne veruje ili nije sposoban (tj. ako nema ovlašćenja) da sprovede navedeno – ovakav model u praksi ne funkcioniše.

  3. on 25 Feb 2007 at 05:38 nikola

    Postovanje Rodoljube,
    cini se da je ovakva organizacija sastanaka neophodna.
    Inace, postoji jedna vrsta skepse kada su sastanci u pitanju. Neki ljudi smatraju da suoceni sa problemom treba hitno da delaju ali, nasuprot ovome, ja smatram da u takvim situacijama nikad nije dosta sastanaka. Naravno, to nije tako ukoliko imate lose vodjene sastanke i dezorijentisan tim. Primetio sam da je veoma vazno izvoditi zakljucke, nabrajati probleme i odredjivati zadatke u pisanoj formi i da sve to treba da dobije vidno mesto u radnom prostoru. Takodje je veoma vazno da onaj/ona kome je zadatak dodeljen ima precizne rokove za izvrsenje zadatka.
    Blog je dobar, treba ga razvijati…

  4. on 27 Feb 2007 at 08:11 rodoljub

    Sve ovo što ste naveli postoji u modelu koji sam predstavio, i kao što sam već napomenuo proverio sam ga u praksi i radi :)

Comments RSS

Leave a Reply